Verschiedene Anbieter stellen – teils kostenfrei – gut bedienbare „Modeler“ zur Verfügung. Diese eigenen sich gut für eine erste Modellierung. Die so erstellte grafische Prozessbeschreibung enthält im Hintergrund über Dateien im xml-Standard bereits digitale Informationen zur Prozesslogik. Darauf aufbauend können die bildhaften Prozesse dann direkt in ein lauffähiges Modell umgesetzt werden. Entscheidend für diesen Schritt: Darstellung und Identifizierung aller bestehenden Prozesse im Unternehmen ohne inhaltliche Analyse und oberflächliche Abbildung aller Wechselwirkungen.

Quelle: Struktur in Anlehnung an Wilhelm, R. (2003): Prozessorganisation, München, Wien, R. Oldenbourg Verlag

Dieses wird dann in eine Laufzeitumgebung („Engine“) eingespielt. Unmittelbar danach können die Prozesse ausgelöst, genutzt, verfolgt und ausgewertet werden. Und eine nachträgliche Anpassung der Abläufe kann jederzeit direkt in dem grafischen Prozessmodell durchgeführt werden. Die Engine läuft dabei entweder in der Cloud oder auf eigenen Rechnern, der Zugriff erfolgt über einen Browser oder ggf. über eine App. BPMN als internationaler Standard ist nicht an einen bestimmten Anbieter einer Engine gebunden.

Manche Engines sind sogar kostenfrei als Open-Source-Software verfügbar. Kostenpflichtige Varianten bieten allerdings in der Regel Vorteile wie eine Erleichterung der technischen Modellierung oder weiterer, nicht im eigentlichen Standard enthaltenen Funktionen – Anbindung an z. B. Barcode-Lesegeräte, GPS-Informationen oder andere Hardware in der „richtigen“ Welt. Zudem übernimmt dann der Anbieter die Verantwortung für die Betreuung und Wartung der Engine.

In der Praxis sollte man sich von professionellen Anbietern unterstützen lassen, um die digitalisierten betrieblichen Prozesse optimiert und fehlerfrei zu gestalten. Weil dabei letztlich betriebsindividuelle Einzellösungen erstellt werden, kann diese professionelle Begleitung förderfähig sein. Ein Einstieg und ein erstes „Prozessdesign“ können  aber durchaus auch eigenständig im Betrieb erfolgen.

Einen Startvorteil haben dabei zum Beispiel Unternehmen, die dank eines betrieblichen Qualitätsmanagements oder ähnlicher Vorerfahrungen bereits eine gute Vorstellung von den bei ihnen vorhandenen Abläufen haben und darin geübt sind, Prozesse grafisch zu beschreiben.

Ein erstes Ausprobieren gelingt mit kostenfrei zugänglichen Modellierungsprogrammen einschlägiger Anbieter recht schnell. Übersichtliste: