PROZESSDIGITALISIERUNG
Grafisch & schnell mit dem BPMN_Standard
Geschäfts- und Arbeitsprozesse digital unterstützt ablaufen zu lassen, bietet viele Vorteile. Diese möchte sich auch das Handwerk nicht entgehen lassen: Bestehende Abläufe können damit schneller, einheitlicher, transparenter, fehlerfreier und mobil verfügbar umgesetzt werden. Zudem lassen sich auf digitalen Wegen hilfreiche Funktionen einbringen, die mit analogen Mitteln nicht oder nur schwerlich erreichbar wären. Nicht immer aber existieren dazu bereits „Lösungen von der Stange“, die den Bedürfnissen eines Betriebs gerecht werden.
Wie aber kann ein Handwerksbetrieb seine individuellen Prozesse schnell und kostengünstig digitalisieren? Genau hier kommt der BPMN-Standard ins Spiel. BPMN steht für „Business Process Model Notation“ und ist ein internationaler Standard. Wer seine Prozessabläufe erfassen und optimieren möchte, beginnt oftmals mit einer graphischen Darstellung der Abläufe. Dann fehlt jedoch noch immer die Umsetzung in ein in der Praxis anwendbares digitales Werkzeug.
An dieser Stelle zeigt sich die Stärke von BPMN: Wie bei anderen Methoden werden die Abläufe zunächst mit verschiedenen Symbolen in grafischer Form dargestellt und sind so auch programmiertechnischen Laien gut verständlich. Die grafischen Darstellungen lassen sich dann aber direkt in ein lauffähiges Modell umsetzen.
1) VISUALISIERUNG – PROZESSLANDKARTE
Verschiedene Anbieter stellen – teils kostenfrei – gut bedienbare „Modeler“ zur Verfügung. Diese eigenen sich gut für eine erste Modellierung. Die so erstellte grafische Prozessbeschreibung enthält im Hintergrund über Dateien im xml-Standard bereits digitale Informationen zur Prozesslogik. Darauf aufbauend können die bildhaften Prozesse dann direkt in ein lauffähiges Modell umgesetzt werden. Entscheidend für diesen Schritt: Darstellung und Identifizierung aller bestehenden Prozesse im Unternehmen ohne inhaltliche Analyse und oberflächliche Abbildung aller Wechselwirkungen.
![](https://www.hwk-do.de/wp-content/uploads/2024/02/Beispiel-Prozesslandkarte-1024x538-1.jpg)
Quelle: Struktur in Anlehnung an Wilhelm, R. (2003): Prozessorganisation, München, Wien, R. Oldenbourg Verlag
2) ALLE ABLÄUFE ZUSAMMENBRINGEN – WORKFLOWMODELL
Dazu werden die grafischen Modelle mit „technischen Informationen“ angereichert, welche die Abläufe und Daten genauer beschreiben. Dadurch entsteht aus dem ersten Prozessdiagramm ein ausführbares Workflowmodell.
Dieses wird dann in eine Laufzeitumgebung („Engine“) eingespielt. Unmittelbar danach können die Prozesse ausgelöst, genutzt, verfolgt und ausgewertet werden. Und eine nachträgliche Anpassung der Abläufe kann jederzeit direkt in dem grafischen Prozessmodell durchgeführt werden. Die Engine läuft dabei entweder in der Cloud oder auf eigenen Rechnern, der Zugriff erfolgt über einen Browser oder ggf. über eine App. BPMN als internationaler Standard ist nicht an einen bestimmten Anbieter einer Engine gebunden.
Manche Engines sind sogar kostenfrei als Open-Source-Software verfügbar. Kostenpflichtige Varianten bieten allerdings in der Regel Vorteile wie eine Erleichterung der technischen Modellierung oder weiterer, nicht im eigentlichen Standard enthaltenen Funktionen – Anbindung an z. B. Barcode-Lesegeräte, GPS-Informationen oder andere Hardware in der „richtigen“ Welt. Zudem übernimmt dann der Anbieter die Verantwortung für die Betreuung und Wartung der Engine.
3) DURCH FACHLICHE EXPERTISE ZUR LÖSUNG
In der Praxis sollte man sich von professionellen Anbietern unterstützen lassen, um die digitalisierten betrieblichen Prozesse optimiert und fehlerfrei zu gestalten. Weil dabei letztlich betriebsindividuelle Einzellösungen erstellt werden, kann diese professionelle Begleitung förderfähig sein. Ein Einstieg und ein erstes „Prozessdesign“ können aber durchaus auch eigenständig im Betrieb erfolgen.
Einen Startvorteil haben dabei zum Beispiel Unternehmen, die dank eines betrieblichen Qualitätsmanagements oder ähnlicher Vorerfahrungen bereits eine gute Vorstellung von den bei ihnen vorhandenen Abläufen haben und darin geübt sind, Prozesse grafisch zu beschreiben.
Ein erstes Ausprobieren gelingt mit kostenfrei zugänglichen Modellierungsprogrammen einschlägiger Anbieter recht schnell. Übersichtliste:
Anbieter von BPMN-Programmen
Programm | Unternehmen | Kostenfrei? |
---|---|---|
Cameo (Cameo Business Modeler)Website auf Englisch | No magic | Nein |
MagicDraw Website auf Englisch | No Magic | Kostenlose 30-tägige Testversion |
Camunda (Camunda Modeler)Website auf Deutsch | Camunda | Ja |
Modelio (CP Eclipse 4.5.1 (Mars 1) model component))Website auf Englisch | Modeliosoft | Ja |
Eclipse Website auf Englisch | Eclipse.org | Ja |
iGrafx Website auf Deutsch | iGrafx GmbH | Kostenlose 30-tägige Testversion |
Cubetto Website auf Englisch | Semture GmbH | Nein Für: iPad & iPhone, Mac, Android, Windows, Linux |
BIC Process Design Website auf Deutsch | GBTEC Software AG | Kostenlose 30-tägige Testversion |
Microsft VisioPlan 1/2 Website auf Deutsch | Microsoft | Kostenlose 30-tägige Testversion |
Die vorgelegte Übersicht stellt auf leicht zugängliche Testversionen oder kostenfreie Versionen von Modellierungsprogrammen ab, anhand derer Sie sich einen schnellen Einblick in die BPMN-konforme grafische Beschreibung betrieblicher Prozesse verschaffen können. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Eine weit umfangreichere „Longlist“ mit Anbietern von BPMN-Werkzeugen kann über den Autor angefordert werden.
Ihr Ansprechpartner
Wolfgang Diebke
Diplom-Wirtschaftsingenieur
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