Alle für die Steuer relevanten Informationen eines Geschäftsvorfalls sind aufzuzeichnen und der Prozess muss nachzuvollziehen sein – z.B. Protokollierung, Verfahrensdokumentation.

• Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich,
• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten,
• Ebenfalls die Erfassung von Waren- und Kostenrechnungen innerhalb von 8 Tagen.

Werden unbare Geschäftsvorfälle nicht innerhalb der angegebenen Fristen erfasst, können die Anforderungen auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Belegablage erfüllt werden. Werden Geschäftsvorfälle periodisch verbucht oder Aufzeichnungen erstellt, gilt:

• Die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats müssen bis Ablauf des folgenden Monats erfasst (verbucht bzw. aufgezeichnet) werden
• Bis zur Erfassung muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen nicht verlorengehen. Das geschieht insbesondere durch die laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen in PC-Kassen oder Warenwirtschaftssystemen.
• Dabei sollte ein klar dokumentierter Prozess vorliegen (z. B. Wie wird die Vollständigkeit der Belege sichergestellt? Wer hat Zugang? Wie wird der Zugang Unberechtigter verhindert? Verfahrensdokumentation).

Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene steuerrelevante Daten sind unverändert in dieser Form aufzubewahren. Diese Daten und elektronische Dokumente müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden.

Eine Verfahrensdokumentation benötigt, wenn steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbewahrt werden. Das gilt ebenso für eingescannte Papierbelege, wenn diese elektronisch archiviert und die Originalbelege vernichtet werden. Die Verfahrensdokumentation umfasst im Wesentlichen folgende Punkte:

• Protokollierung von Zugriffsberechtigungen,
• die eingesetzten IT-Systeme,
• den Prozess selbst (also die Art und Weise wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden),
• die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust,
• interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden.

Es erfolgte eine Ergänzung, dass bei Kleinstunternehmen (bis 17.500 Euro Jahresumsatz) die Unternehmensgröße bei den Anforderungen an die Umsetzung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten berücksichtigt werden soll.

Zum Datenverarbeitungssystem gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. In der Neufassung wird klargestellt, dass es nicht darauf ankommt, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.

Die Ausführungen zur „Zumutbarkeit der Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls“ wurden aufgrund der Neuregelung des § 146 AO neu gefasst. Ferner wurde die Einzelaufzeichnungspflicht als Kriterium für die Wahrheit und Klarheit fortlaufender Aufzeichnungen aufgenommen (Rz. 26).

Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene steuerrelevante Daten sind unverändert in dieser Form aufzubewahren. Diese Daten und elektronische Dokumente müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden.

Neu aufgenommen wurde, dass eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch regelmäßig nicht zu beanstanden ist, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze (z.B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht sind und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden, soweit die Kassensturzfähigkeit weiterhin gegeben ist.

Neu aufgenommen wurde die Ergänzung, dass Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein müssen.   Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege (Rz. 76) Auf die Speicherung bildhafter Originalbelege kann verzichtet werden, wenn das tatsächlich weiterverarbeitete elektronische Format über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt und den vollständigen Dateninhalt des Originalbelegs speichert; unter bestimmten Voraussetzungen muss auch die bildhafte Kopie von Ausgangsrechnungen nicht mehr aufbewahrt werden.

Die Möglichkeiten zur elektronischen Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen in Papierform wurde um eine bildliche Erfassung erweitert. Damit kann auch eine fotografische Erfassung durch Smartphones, Multifunktionsgeräte oder Scannstraßen erfolgen. Eine solche bildliche Erfassung ist auch im Ausland zulässig.

Die Voraussetzungen, nach denen nur noch Inhouse-Formate von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aufbewahrt werden müssen, wurden präzisiert.

Nach einem Systemwechsel kann der Datenzugriff der Finanzverwaltung nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, auf die Datenträgerüberlassung beschränkt werden. Dies gilt nur, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde.